När vi ska reda ut röror behöver vi flera infallsvinklar. Tekniska, organisatoriska och inte minst mänskliga perspektiv. Dessa perspektiv får vi bara genom att ta ett steg tillbaka och analysera situationer ordentligt. Men innan vi kastar oss över analyser och lösningar behöver vi förstå vad vi står inför.
Är det en gåta, ett problem eller är det en enda redig röra?
Ett vardagsrum, någonstans i Sverige, någon gång på 80-talet
Vi ser två barn sitta på ett golv. De sitter obesvärat på en brun heltäckningsmatta, med benen ihopvikta bakåt, så som bara barn kan göra. Det är en pojke i 8-årsåldern och en flicka som ser ut att vara något år yngre. De sitter mitt emot varandra, separerade av en gigantisk Lego-hög. Pojken håller en legomodell i handen och synar den kritiskt. Flickan krafsar i den stora högen framför sig. Efter några rejäla tag lyser ögonen upp på henne.
“Äntligen”, “En grå fyra”
Pojken tittar upp.
“En grå fyra?”
“Det var väl en sån som saknades?”
“Ja, just det, en grå fyra …”
Legobiten byter händer och hamnar omedelbart på Lego-modellen. Vi ser nu att det är ett rymdskepp som pojken håller i handen. Han testar skeppet och gör några åttor med det i luften. Efter ett par repetitioner stannar han upp och ler nöjt. Det ser ut som han har kommit på något. Han ställer försiktigt ned skeppet på mattan och tar sats för en fråga.
“Vet du vad det är som är runt, randigt, starkt och litet?”, “… och rör sig upp och ner?”
Flickan tittar frågande på pojken. Munnen har öppnat sig som på en fisk. Pojken ler.
“Jag vet inte”, svarar hon efter en halv minut. “Vad är det?”,
Pojken ler bredare.
“Men säg då …”, manar hon.
Tankenötter
Flickan har fått en gåta, även kallad tankenöt, i knät.
Sitter du och funderar på svaret? Ta det lugnt, du är normal. Många är som du och kan inte släppa sånt. Rulla ned till slutet om du är nyfiken på svaret. Kom gärna tillbaka.
Låt oss fortsätta. Vi behöver definiera några saker.
En tankenöt är en situation där själva huvudbryet är väldefinierat och har en enda korrekt lösning. Vanligtvis hittar vi den här typen av situationer i böcker om gåtor, eller i exempel och övningar. Det uppstår sällan i verkliga livet. Gåtor kräver en viss form av eftertanke och struktur för att lösa, men inte alls på samma nivå som när du ska lösa ett problem.
Nu tar vi en annan situation.
En kontorslokal, någonstans i Sundsvall, någon gång förra veckan
Interiör ett kontorslandskap. Ett lysrör blinkar oregelbundet och förvandlar ett otillfredsställande ljus till ett olidligt dito. Vi ser två vuxna, de sitter i var sin kontorsstol, så som bara vuxna kan sitta. Mitt emot varandra stirrandes med tom blick på sin skärm, smuttandes på kallt kaffe.
Klipp till en av personerna. Det är en kvinna som sitter och letar efter Word-filer. Plötsligt rycker hon till och hennes hand med blått nagellack åker upp i luften. Bara för att sekunden efter tas ned igen. Hon tar i stället sats för att säga något.
“Jag hittade den försvunna akten”
Kameran skiftar fokus. Handen med nagellacket blir suddig, och en man framträder. Han blinkar sakta med ögonen.
“Va?”, svarar han avmätt.
“Vatten- och avloppsutredningen”, lägger kvinnan till.
“Fantastiskt”, blir svaret.
Trots ordvalet verkar mannen långt ifrån nöjd. Hade mannen haft ett totem skulle det vara sengångaren.
Efter tre långa minuter kommer en fråga från honom.
“Betyder det att vi kan stänga ned de gamla servrarna i maj?”
Problem
Mannen och kvinnan i situationen har ett problem på halsen. Det blir tydligt för dem senare i veckan. Tro mig.
Till skillnad från tankenötter karaktäriseras problem av brist på information och en viss tvetydighet. Det kan dock i likhet med tankenötter finnas en, i efterhand, överenskommen bästa lösning. Men ofta finns det ett flertal giltiga lösningar. Variationen i val av lösning beror på åsikter, resurser eller tidsåtgång. Utmaningen består då i att välja den mest lämpliga lösningen.
Givet omständigheterna.
Vi behöver nog kika vidare. Håll i dig.
Ett konferensrum, på plan 14, i förrgår.
Bilden tonar in och vi ser en konferensdörr på glänt. Till vänster om dörren står det “Magnolia”. Rummet verkar heta så. Kameran gör en åkning och glider sakta genom dörren. Bilden guppar den. Upp och ned. Vi verkar följa en prominent person.
I bild ser vi ett halvdussin personer. En ung man med keps på sig ritar ett två meter långt streck på en whiteboard. En äldre kvinna tittar kritiskt på strecket. Resten av gänget skriver ivrigt på papperslappar. Super Sticky Post It. ™.
Kameran slutar guppa och kvinnan som granskade strecket vänder sig om. Hon skiner upp och pepprar påståenden och frågor mot kameran.
“Hej, vad bra att du kom”, säger hon till den prominenta personen. “Vi har lite frågor”.
Vi hör ett mummel och kameran stannar upp. Den har bara kvinnan i bild.
“Varför går det så långsamt när man söker på e-postadresser i systemet?”, “Vilket är bäst, Elastic Search eller OpenSearch?”, “När tror du att nya algoritmen för portoberäkning är på plats?”
Svaret dröjer.
Klipp till en bild bakifrån kvinnan som pepprat pepprat frågor mot kameran. Över hennes axel ser vi en annan kvinna, något yngre. Hon svarar.
“Jag fattar inte”, “Portoberäkning, e-post …”, allt med en uppgiven röst.
Bilden tonar ut.
Rediga röror
Här hände det grejer. Ingen kan ju svara på de där frågorna på stående fot. Eller hur?
Saknar du massiva mängder information eller står inför flertydighet, då betraktar du förmodligen en redig röra. Både själva röran och den föredragna lösningen kan, och kommer att diskuteras i all oändlighet.
Att nå konsensus kring det ni står inför kommer att kräva både tid och tålamod.
För att förstå situationen till fullo krävs extra analys och det blir centralt att nysta i trasslet, för att reda ut hur delproblemen hänger ihop. Annars kommer röran garanterat förvärras.
Vad vill du ha svar på? Egentligen!
Frågor regnar över oss, och vi älskar det. Problemen är anledningen till att vi känner oss som kontorets egen Sherlock Holmes när vi går till jobbet,
Vi dricker kaffe och löser problem.
“Hur fungerar det där …”
“Här, håll i min kaffekopp …”
Tre minuter senare känner vi oss nyttiga.
Här kommer dock lösningarnas fula baksida. De skapar alltid nya problem. Fast vi vet inte om det. Än.
De problem vi har idag är lösningar på gårdagens problem. Det är alltså problemlösare som du och jag som skapar morgondagens problem. Dag efter dag. Vecka efter vecka. År efter år. Vi gör det såklart inte av illvilja. Vi gör det eftersom vi har svårt att skilja på tankenötter, problem och rediga röror.
Det går i ett och vi stannar inte upp tillräckligt länge för att kategorisera det vi står inför.
Rörans bästa vän
Kortsynthet är rörans bästa vän. Den leder till att problem frodas och sprids. Fortsätter vi till exempel att kasta tekniska lösningar på organisatoriska problem sitter vi snabbt med en ännu trassligare situation.
“Det där löser jag med ett reguljärt uttryck …”
” … fast jag är inte ens säker på att vi behöver …”
“Tyst, jag försöker skriva klart uttrycket”
Eller tvärtom. Kastar vi tips på varandra om hur vi genomför återblickar, som egentligen är tekniska problem, så är det samma sak.
“Jag tycker vi ska ha en pinne i handen när vi pratar, så att vi inte pratar i munnen på varandra”
” … fast jag är inte ens säker på att vår databas …”
“Tyst, du har ingen pinne i handen”
Infallsvinklar, rörors fiende nummer ett!
Du har precis läst om tre kategorier.
Tankenötter, problem och rediga röror.
Tankenötter: Tydligt definierade scenario med ett enda facit
Problem: Tvetydighet i termer av information och flera möjliga lösningar
Rediga röror: Inkomplett informationsmängd, oklar problembild och trassliga samband
Saknas förståelsen så uteblir alltså den nödvändiga analysen av de underliggande problemen. Uteblir analysen så appliceras fel lösning och vips, du har hamnat i en ond spiral och skapar morgondagens problem snabbare än kvickt.
Gör så här:
Identifiera kategori (nöt, problem eller röra)
Analysera fyndet
Hitta alternativa lösningar
Välj ett av alternativen och gör en plan
Förverkliga planen
Följ upp. Vid oönskat utfall, gå till 4
Kom ihåg. Olika infallsvinklar är rörors fiende nummer ett!
Gåtan då?! Gåtan i inledningen.
Säääääg.
Okej då.
Pojken tänkte på en halstablett, med röda hängslen, som fastnat i en hiss.
Ola Ellnestam 
Ola Ellnestam fascineras av kombinationen datorer och människor. Det har han gjort ända sedan han spelade River Raid på sin kompis C64. I början trodde han att programmering av datorspel var hans kall här i livet, men insåg snart att det fanns något än mer intressant. Dynamiken kring hur datorprogram uppstår.
I sin iver att bli bättre på att underhålla IT-system upptäckte han en sätt att hantera krångliga kodbaser. Det sättet finns beskrivet i boken “The Mikado Method”. Numera försöker han lista ut hur vi kan ha kul tillsammans, samtidigt som vi programmerar.
Vill du lära dig mer om Olas syn på IT-system. Hur de blir till, hur de ska hållas i gott skick eller kanske till och med hur de ska pensioneras med värdighet. Sätt en gul nejlika i kavajslaget Kontakta honom med frasen “En Appedemi verkar vara i antågande”.
- E-post: ola.ellnestam@agical.se
- Twitter: @ellnestam
- LinkedIn: Ola Ellnestam